Steun aanvragen voor je manifestatie? 8 tips voor een sterk dossier!

In de kijker 07 december 2021

Een literaire manifestatie organiseren, dat doe je niet van de ene dag op de andere. Je moet een originele invalshoek vinden, een programma samenstellen, samenwerkingen aangaan… En dan in veel gevallen ook nog een dossier samenstellen om subsidie aan te vragen. Bij de organisatie van je project kunnen we je niet helpen, maar voor het schrijven van een sterke subsidieaanvraag verzamelden we alvast 8 tips.

1. Lees het reglement

Aan welke voorwaarden moet mijn organisatie voldoen om een subsidie voor een literaire manifestatie te kunnen aanvragen? Welke manifestaties komen in aanmerking? Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld? Het staat allemaal in het reglement. Lees het dus grondig door voor je je dossier begint samen te stellen.

2. Gebruik onze checklist

Welke informatie moet er allemaal in mijn aanvraagdossier zitten? Wat moet de commissie weten om mijn aanvraag goed te kunnen beoordelen? Dat lees je in het document wat moet er in je dossier. Gebruik dit document als checklist; zo ben je zeker dat je dossier volledig is.

3. Maak het concreet

Leg in je dossier helder en concreet uit wat je wilt doen, waarom en hoe. Vertel ten minste meer over het concept, het promotieplan, je organisatie, je partners, de begroting en je vraag om subsidie.

Beperk je aanvraag ook niet tot algemene concepten en ideeën, maar vertel welke auteurs je wilt uitnodigen en waarom, voeg een (voorlopig) programma toe, toon de locatie waarop je manifestatie zal doorgaan, vertel meer over de manier waarop je je publiek wilt bereiken, enzovoort. Voeg waar dat kan ook beeldmateriaal toe: de commissie kan zich bijvoorbeeld makkelijker inbeelden hoe je tentoonstelling eruit zal zien als je de concepttekeningen en grondplannen hiervoor meestuurt.

Ook wanneer de plannen voor je manifestatie nog niet rond zijn, kun je al concreet aangeven welke stappen je nog zult zetten om de voorbereiding op punt te zetten. Vertel bijvoorbeeld over het type auteurs dat je wil uitnodigen en geef een aantal voorbeeldnamen (ook als je nog geen contact met hen hebt opgenomen).

4. Geef een volledig beeld

Vertel in je aanvraag niet alleen over het deel van de manifestatie waarvoor je een subsidie aanvraagt, maar geef toelichting over het volledige evenement en licht toe waar het literaire luik precies past. Geef bijvoorbeeld meer informatie als je literaire manifestatie ook een cross-over heeft met andere kunstvormen. Wie cureert dit deel van je project en waarom? Op welke manier vormt de andere kunstvorm een meerwaarde voor het literaire luik? Hoe zullen de verschillende kunstvormen samenwerken?

Ga er niet van uit dat de adviescommissie je organisatie of je manifestatie al kent: de samenstelling van de commissie wisselt regelmatig en de commissieleden krijgen je vorige aanvragen niet opnieuw te lezen.

Flirt Flamand 2020 - publiek
©

Bob Van Mol

5. Leg uit waarom

Waarom wil je deze manifestatie organiseren? Wat wil je precies bereiken? Hoe vormt je manifestatie een meerwaarde? Wat zijn je doelstellingen? Dit is belangrijke informatie voor de commissie om je dossier goed te kunnen beoordelen.

6. Vertel wat je partners doen

Een manifestatie organiseer je (bijna) nooit alleen. Vertel in je aanvraag met welke partners je samenwerkt en waarom je voor die partners hebt gekozen. Geef meer toelichting bij de rolverdeling in de samenwerking en leg uit wie wat zal doen. Als je partners financieel bijdragen aan de manifestatie, maak je dit ook duidelijk in de begroting.

7. Vertel je eigen verhaal

Schrijf je aanvraag vanuit jezelf of je organisatie: het heeft weinig zin om in je aanvraag te schrijven wat je denkt dat de commissie graag zou lezen. Door je eigen verhaal te vertellen kan de commissie je plannen beter inschatten en evalueren.

8. Dien een volledige en realistische begroting in

Om de noodzaak van een subsidie te kunnen inschatten, moet de adviescommissie een volledig beeld krijgen van de financiële situatie van je manifestatie. Dien dus een volledige begroting in, waarin je alle kosten en opbrengsten in verband met je evenement opsomt. Het is niet voldoende om enkel die kosten te vermelden waarvoor je de subsidie zou gebruiken. Om je hierbij te helpen, hebben we een sjabloon opgemaakt waarin de typische kosten en opbrengsten voor een evenement zijn opgenomen. Pas dit sjabloon gerust aan om de financiële situatie van je eigen manifestatie duidelijk te maken. Vergeet zeker niet om een overzicht toe te voegen van de auteurshonoraria en vermeld daarbij het bedrag dat elke auteur krijgt.

Veel succes!