Privacyverklaring

1. Algemeen

www.literatuurvlaanderen.be wordt beheerd door Literatuur Vlaanderen. Literatuur Vlaanderen is onderdeel van het Vlaams Fonds voor de Letteren (VFL). Het VFL is een Vlaamse Openbare Instelling (VOI), opgericht op 30 maart 1999 en actief sinds 1 januari 2000.

Alle persoonsgegevens die we krijgen in het kader van onze interacties met jou als bezoeker van onze website, als subsidieaanvrager, als (potentiële) leverancier of als sollicitant zullen worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (‘GDPR’).

In deze privacyverklaring leggen we uit welke informatie we over jou verzamelen, waar die informatie voor gebruikt wordt en aan wie de informatie wordt doorgegeven. Daarnaast vind je hier terug welke rechten je hebt en hoe je die kan uitoefenen.

Deze verklaring geldt zowel voor online als offline gegevensverwerking.

Als je ervoor kiest om bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens niet te verstrekken, kan je mogelijk geen beroep doen op onze diensten.

Onderstaande verklaring kan van tijd tot tijd veranderen (zie punt 13).

2. Verantwoordelijke voor de verwerking

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:

Vlaams Fonds voor de Letteren (hierna ‘Literatuur Vlaanderen’)

Generaal Van Merlenstraat 30

2600 Berchem – Antwerpen

Ondernemingsnummer 0850.465.910

Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens kan je steeds contact opnemen met Literatuur Vlaanderen. De contactgegevens vind je onder punt 12.

3. Doel van de verwerking

Literatuur Vlaanderen verwerkt je persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. We verwerken je gegevens afhankelijk van hoe en waarom je met Literatuur Vlaanderen communiceert.

  • Subsidieaanvragers

We verwerken je persoonsgegevens wanneer je een subsidieaanvraag indient bij Literatuur Vlaanderen. Je persoonsgegevens worden verwerkt tijdens de advies- en beslissingsprocedure en voor de eventuele toekenning en uitbetaling van de subsidie.

Omdat Literatuur Vlaanderen onderdeel is van het Vlaams Fonds voor de Letteren, een Vlaamse Openbare Instelling (VOI), volgt de verwerking van je persoonsgegevens uit een wettelijke verplichting en in het kader van een taak van algemeen belang.

Als je subsidieaanvraag goedgekeurd wordt, publiceert Literatuur Vlaanderen je naam en het toegekende subsidiebedrag op haar website. Ook dat is een wettelijke verplichting van de organisatie.

Daarnaast kan Literatuur Vlaanderen je informatie bezorgen (van derden) die relevant is voor je professionele ontwikkeling (enquêtes, cursussen, residenties). Je kan je hiervoor steeds uitschrijven. 

Tot slot kan Literatuur Vlaanderen de gegevens van je subsidieaanvraag uitwisselen met andere subsidiërende instellingen. Dat doen we op basis van de info die je in je aanvraag meegeeft of op basis van lijsten die onder de subsidiërende instellingen worden uitgewisseld. Deze uitwisseling behoort tot ons gerechtvaardigd belang. Op die manier kan Literatuur Vlaanderen controleren of het project niet dubbel gesubsidieerd wordt.

  • Contactbeheer

We verwerken persoonsgegevens van onze contacten die we verzamelen via evenementen, beurzen en contactformulieren op onze website met het oog op public relations. Die verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om zo efficiënt mogelijk te communiceren met onze contacten en onze activiteiten bekend te maken bij de sector. Dat maakt deel uit van onze publieke taak.

  • Nieuwsbrief

Als je je inschrijft op de nieuwsbrief, ontvang je gemiddeld één keer per maand relevant nieuws van Literatuur Vlaanderen. Die communicatie is gebaseerd op jouw toestemming. Je kan je steeds uitschrijven op de nieuwsbrief.

  • Auteurslijst

Wanneer je als auteur uitgenodigd wil worden voor gesubsidieerde auteurslezingen verwerken we je persoonsgegevens zodat mogelijke organisatoren contact met je kunnen opnemen. We publiceren je contactgegevens enkel op de website www.auteurslezingen.be als je ons daarvoor je uitdrukkelijke toestemming geeft. Je kan deze toestemming altijd intrekken door contact met ons op te nemen via de gegevens in punt 12.  

Als je ervoor kiest om je contactgegevens niet zichtbaar te maken op www.auteurslezingen.be, kunnen organisatoren die jou willen uitnodigen wel contact opnemen met Literatuur Vlaanderen. We bezorgen de geïnteresseerde organisatoren je e-mailadres als ze daar expliciet om vragen. Daarnaast kan Literatuur Vlaanderen je telefoonnummer doorgeven aan organisatoren waarmee je al een afspraak voor een lezing hebt gemaakt. Dat doen we alleen als de organisator dringend contact met je moet opnemen.  

  • Promotie van Vlaamse literatuur in het buitenland

Wanneer je in het buitenland actief bent in de literaire sector, kunnen we je persoonsgegevens verwerken in het kader van onze promotie van Vlaamse literatuur in het buitenland. Deze verwerking kadert in ons gerechtvaardigd belang en behoort daarnaast tot onze publieke taak.

  • Charter voor inclusie

Wanneer je het charter voor inclusie ondertekent op www.elkverhaaltelt.org, verwerken we je persoonlijke identificatiegegevens. De verwerking is gebaseerd op je expliciete toestemming. Je kan je toestemming steeds intrekken door ons te contacteren via de gegevens in punt 12.

  • Sollicitanten

Wanneer je solliciteert bij Literatuur Vlaanderen verwerken we je persoonsgegevens tijdens het aanwervingsproces en eventueel in het kader van wervingsreserve. Die verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (zorgvuldig selecteren van kandidaten). We voegen je persoonsgegevens alleen toe aan de wervingsreserve als je daar expliciet toestemming voor geeft. Je kan je toestemming steeds intrekken door ons te contacteren via de gegevens in punt 12. Wil je meer informatie over hoe we je gegevens als sollicitant bewaren? Lees dan de privacyverklaring voor sollicitanten (directe link).

  • Boekhouding

We verwerken je persoonsgegevens in onze boekhouding. Die verwerking is gebaseerd op de wettelijke verplichting die Literatuur Vlaanderen heeft.

  • Leveranciersbeheer

We verwerken de persoonsgegevens van onze contactpersonen bij een leverancier. Die verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de leverancier en Literatuur Vlaanderen of kadert in ons gerechtvaardigd belang (efficiënt communiceren met onze leveranciers).

4. Categorieën van persoonsgegevens

Voor de eerder omschreven doeleinden verwerken we volgende persoonsgegevens:

Wanneer je met ons in contact komt als contactpersoon bij een organisatie:

  • persoonlijke identificatiegegevens (naam, telefoonnummer, e-mailadres)

Wanneer je met ons in contact komt als natuurlijke persoon:

  • persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, rijksregisternummer);
  • persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geslacht);
  • financiële gegevens (bankrekeningnummer, aanslagbiljet personenbelasting, fiscale fiche).

We zullen geen gevoelige gegevens (persoonsgegevens met informatie over raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of lidmaatschap van de vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheidsgegevens of gegevens over het seksuele leven of seksuele geaardheid) of persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten verzamelen.

5. Bron van je persoonsgegevens

We verkrijgen je persoonsgegevens door onze interacties met jou via onze website, e-mail, post, telefoon, sociale netwerken of evenementen. We kunnen je persoonsgegevens ook verkrijgen via publieke bronnen.

In uitzonderlijke gevallen verkrijgen we je persoonsgegevens via derden, bijvoorbeeld via een assessmentkantoor om een nieuwe medewerker aan te werven.

6. Ontvangers van je persoonsgegevens

Voor de eerder omschreven doeleinden kunnen we je persoonsgegevens delen met derde partijen, zoals overheidsinstanties of financiële instellingen.

Onze IT-, cloud- en softwareleveranciers kunnen ook toegang hebben tot je persoonsgegevens in het kader van opslag, onderhoud of support. Deze dienstverleners mogen je persoonsgegevens nooit gebruiken voor eigen doeleinden en zijn steeds gebonden door een geheimhoudingsverplichting.

Je persoonsgegevens kunnen gedeeld worden in het kader van een zakelijke transactie, bijvoorbeeld tijdens de verkoop van (een deel van) de onderneming of een reorganisatie, fusie, joint-venture of andere beschikking over de onderneming, de bedrijfsmiddelen of -aandelen.

7. Bewaartermijn

Literatuur Vlaanderen houdt je persoonsgegevens bij zolang ze die nodig heeft voor de eerder omschreven doeleinden of omwille van de wettelijke verplichting die op haar rust.

8. Doorgifte buiten de eu/eer

We geven je persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Literatuur Vlaanderen baseert geen beslissingen op geautomatiseerde besluitvorming, zoals profiling.

10. Beveiligingsmaatregelen

Literatuur Vlaanderen verbindt zich ertoe om naar beste vermogen alle redelijke maatregelen te nemen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies en onbevoegde toegang. De maatregelen zijn steeds op basis van de huidige technologische mogelijkheden.

11. Wat zijn je rechten?

Je beschikt over verschillende rechten om de persoonsgegevens die we van jou verwerken te beheren. Je kan deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via de contactgegevens in punt 12.

In het kader van onze identificatieplicht kunnen we je om een kopie van je identiteitskaart vragen.

1. Recht op inzage en correctie

Indien je wil weten welke persoonsgegevens Literatuur Vlaanderen van jou verwerkt en voor welke doeleinden ze dat doet, kan je contact met ons opnemen. Je kan ook vragen om eventuele foute persoonsgegevens te verbeteren of je gegevens te wijzigen.  

2. Recht op verwijdering en beperking

Je hebt het recht om ons te vragen om je persoonsgegevens te verwijderen. Het kan zijn dat bepaalde gegevens na je verzoek tot verwijdering bewaard worden door Literatuur Vlaanderen. We hebben soms een wettelijke verplichting om de gegevens een bepaalde tijd bij te houden. Wanneer je een gegronde reden hebt, kun je ons vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als je de juistheid van de gegevens betwist.  

3. Recht van bezwaar

Wanneer de verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang of kadert in het uitvoeren van een taak van algemeen belang of openbaar gezag, kan je op gemotiveerde wijze bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.  

4. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Als we je persoonsgegevens verwerken op basis van je (uitdrukkelijke) toestemming of in het kader van de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en Literatuur Vlaanderen, kan je ons vragen om je persoonsgegevens op een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm aan jou te bezorgen of over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, op voorwaarde dat de verwerking via geautomatiseerde procedés verloopt.  

5. Recht om je toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking van je persoonsgegevens door Literatuur Vlaanderen gebaseerd is op je (uitdrukkelijke) toestemming, heb je altijd het recht om deze toestemming in te trekken. Het intrekken van je toestemming doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór het intrekken van je toestemming.

6. Recht om klacht in te dienen

Je hebt het recht om klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie als je een klacht hebt over het gebruik van je persoonsgegevens door Literatuur Vlaanderen. Je moet de klacht melden via het klachtenformulier op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie.

Vlaamse Toezichtcommissie Koning Albert II-laan 15 1210 Brussel e-mail: contact@toezichtcommissie.be https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure

12. Contact

Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door Literatuur Vlaanderen of over deze privacyverklaring, of als je je rechten zoals omschreven in punt 11 wil uitoefenen, kun je ons contacteren via:

privacy@literatuurvlaanderen.be Literatuur Vlaanderen, Generaal van Merlenstraat 30, 2600 Berchem

Literatuur Vlaanderen heeft een Data Protection Officer (DPO). Je kan contact opnemen met onze DPO via dpo@literatuurvlaanderen.be.

13. Wijzigingen

We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. Je vindt de laatste versie steeds terug op https://www.literatuurvlaanderen.be/privacyverklaring.

Deze privacyverklaring werd laatst gewijzigd op 26 september 2019.