Literatuur Vlaanderen zet artificiële intelligentie (AI) in om de efficiëntie te verhogen van administratieve processen en taken. De ambitie is tweeledig: enerzijds de individuele productiviteit van medewerkers verhogen (denk aan tijdswinst en een verbeterde werkkwaliteit) en anderzijds de dienstverlening voor aanvragers en andere stakeholders versnellen en verbeteren.
Literatuur Vlaanderen volgt de richtlijnen van de Vlaamse Overheid rond het veilig gebruik van AI.
Literatuur Vlaanderen gebruikt enkel tools die aan bepaalde voorwaarden rond privacy voldoen (waaronder de wetgeving rond privacy in België en de Europese Unie en het gebruik van bedrijfsgevoelige en privacygevoelige informatie voor het trainen van LLM’s).
We geven derde partijen zoals Meta geen toegang tot onze gegevens om LLM’s en AI te trainen.
Medewerkers nemen suggesties van AI nooit klakkeloos over en kijken die altijd kritisch na, net zoals ze dat doen met teksten van collega’s, freelancers of stagiairs.
Literatuur Vlaanderen vindt het belangrijk dat de inzet van AI het werk ondersteunt, niet vervangt. Medewerkers, adviescommissies, het Beslissingscollege, de Beroepscommissie en de raad van bestuur van Literatuur Vlaanderen blijven de eindverantwoordelijkheid dragen voor operationeel werk, advies- en besluitvorming. De betrokken mensen voegen altijd meer waarde toe dan een AI-tool, dat een technisch hulpmiddel blijft.
Literatuur Vlaanderen maakt een AI-verklaring op (deze tekst) en past die regelmatig aan bij het in gebruik nemen van nieuwe tools of bij een verbreding van de ambities rond AI.
Medewerkers van Literatuur Vlaanderen die gebruik maken van AI-tools, worden opgeleid om dat op een correcte manier te doen. Dat gebeurt zowel door het volgen van formele opleidingen als door regelmatig het bewustzijn omtrent verschillende facetten van AI aan te scherpen.
Literatuur Vlaanderen is zich bewust van de ecologische impact van AI. Daarom kiest de organisatie ervoor om met tools te werken die een strategie hebben om hun ecologische impact te beperken.
De medewerkers van Literatuur Vlaanderen leren wanneer het zinvol is om AI te gebruiken en wanneer de tools een bewezen meerwaarde hebben. Ook leren ze efficiënt prompten, zodat de milieu-impact bij elke vraag beperkt blijft.
Hoewel gratis AI-tools veel mogelijkheden bieden, zijn ze vaak beperkt in functionaliteit en kunnen ze niet altijd de veiligheid garanderen van betaalde oplossingen. Literatuur Vlaanderen onderzoekt welke kansen er liggen rond de implementatie van betalende, professionele AI-toepassingen in onze organisatie. Momenteel test het team Microsoft Copilot.
Microsoft Copilot is een AI-gestuurde chatbot die medewerkers helpt om slimmer, sneller en efficiënter te werken. Het is een gestuurde assistent in Microsoft-toepassingen die ontworpen is als een digitale collega die ondersteunt bij dagelijkse werkzaamheden. Het systeem kan helpen bij het opstellen van e-mails, het maken van documenten, informatie zoeken, snelle samenvattingen maken, vergaderingen beheren… Hieronder vind je enkele concrete voorbeelden van hoe medewerkers van Literatuur Vlaanderen de tool momenteel gebruiken.
Ondersteuning van werkprocessen
Vertalingen
AI kan worden ingezet als we hulp nodig hebben bij de vertaling van promotionele teksten, nooit bij literaire teksten. Opdrachten die Literatuur Vlaanderen traditioneel uitbesteedt aan literair vertalers, zullen ook in de toekomst uitbesteed worden aan literair vertalers. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling om de kwetsbare doelgroep van literair vertalers te vervangen door AI, zowel om ethische als kwalitatieve redenen. Voor vertalingen die anders gemaakt zouden worden met behulp van een (online) woordenboek of een vertaalmachine zoals Google Translate of DeepL, kan in de toekomst ter vervanging AI gebruikt worden. Literatuur Vlaanderen maakt het volgende onderscheid:
Beeldmateriaal
Voor fotomateriaal blijven we werken met professionele fotografen en we vermelden waar mogelijk steeds copyright. Voor grafisch materiaal werken we met Canva. Canva is bezig met de integratie van AI in de tool. We volgen dat op, maar voorlopig gebruiken we geen AI voor het genereren of optimaliseren van beeldmateriaal.
Alle informatie die door medewerkers van Literatuur Vlaanderen gebruikt wordt in Copilot, blijft bij de organisatie. Microsoft heeft geen toegang tot die informatie en kan die dus ook niet gebruiken voor het trainen van Large Language Models (LLMs).
Microsoft 365 Copilot voldoet aan de bestaande privacy-, beveiligings- en nalevingsverplichtingen voor Microsoft 365 commerciële klanten, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de gegevensgrens van de Europese Unie (EU). Prompts, antwoorden en gegevens die via Microsoft Graph worden geopend, worden niet gebruikt voor het trainen van basis-LLM's (Large Language Models), inclusief diegene die worden gebruikt door Microsoft 365 Copilot. Microsoft 365 Copilot werkt met meerdere beveiligingen, waaronder, maar niet beperkt tot, het blokkeren van schadelijke inhoud, het detecteren van beveiligd materiaal en het blokkeren van promptinjecties (jailbreakaanvallen). Meer info.
Microsoft heeft ambitieuze duurzaamheidsdoelen. Tegen 2030 wil het bedrijf CO₂-negatief, waterpositief en volledig afvalvrij zijn. Dat betekent: datacenters die draaien op hernieuwbare energie, innovatieve technieken zoals vloeistofkoeling, en zelfs investeringen in grootschalige koolstofverwijdering. Daarbij speelt AI zelf een rol in het verduurzamingsverhaal. Copilot kan programmeurs helpen milieuvriendelijke code te schrijven of bedrijven ondersteunen bij hun duurzaamheidsanalyses. Zo wordt AI niet alleen energie-efficiënter gemaakt, maar ook ingezet als hefboom voor een klimaatvriendelijke digitale toekomst. Meer info.
Belangrijk: Microsoft vraagt regelmatig om feedback tijdens het gebruik van applicaties uit Microsoft 365. Literatuur Vlaanderen geeft die feedback niet. Op die manier vermijden we dat bedrijfsgevoelige of privacygevoelige informatie toch gebruikt kan worden voor de evaluatie en training van Microsoftoplossingen.