Afspraken

Net als bij een gewone lezing is het belangrijk om goede afspraken te maken met de auteur, met de organisatie en met de deelnemers. Bij een online lezing (een livestream of een vooraf opgenomen persoonlijke video) moet je ook aan een aantal extra afspraken denken. Hieronder zetten we een aantal belangrijke afspraken op een rij.

Promotiebeeld organisatoren auteurslezingen.be
©

Andy Huysmans

Duur, hoeveelheid, publiek en vergoeding

Bespreek op voorhand hoe lang de livestream of opgenomen video moet duren. Een te lange lezing is moeilijk om te volgen, zeker via een scherm. 

  • Denk goed na over het aantal mensen dat kan deelnemen aan de online lezing. Als er bijvoorbeeld meerdere klassen kunnen inbellen bij één online lezing, moet de vergoeding voor de auteur hierop worden afgestemd. Het is niet de bedoeling dat een auteur inkomsten misloopt omdat de lezing niet fysiek in verschillende klassen kan doorgaan.
  • Net als bij een fysieke lezing: hoe groter de groep, hoe lastiger de interactie. Overweeg bij veel deelnemers daarom toch een livestream meermaals te organiseren en spreek samen een vergoeding per lezing af. 
  • De auteur kan best inschatten of het gebruikelijke honorarium eventueel aangepast moet worden als er juist meer of juist minder tijd kruipt in de voorbereiding en/of de online lezing zelf. 

Spreek af of er een subsidie aangevraagd kan worden. Ook voor een online lezing is dat mogelijk. Op onze website vind je het reglement met daarin alle voorwaarden voor gesubsidieerde (online lezingen). 

Wil je een boek voorlezen via een online lezing? Als je niet de auteur bent, moet je hiervoor advies inwinnen over de auteursrechten. Dat kan bij deAuteurs en Sabam. Je contacteert ook best de uitgever en auteur van het boek. Er bestaat wel een uitzondering voor educatief gebruik in de klas. Die uitzondering geldt niet voor bibliotheken, dus voor hen is het belangrijk om hier steeds informatie over in te winnen.

Onderzoek wijst uit dat de betalingsbereidheid voor online lezingen eerder laag is. In sommige gevallen is het natuurlijk wel nodig dat je publiek betaalt voor de lezing. Zorg er dan altijd voor dat het eenvoudig is om online een ticket te kopen.

  • Voor grote(re) online initiatieven met meerdere auteurslezingen kan je zeker aan je publiek vragen om een ticket te kopen. Dat lukt vooral goed als je een groot bereik hebt via meerdere kanalen. Zet in dit geval dus zeker in op een goede communicatie- en promotiestrategie.
  • Je kan ook altijd overwegen om het publiek na afloop een vrije bijdrage te laten geven. Zo kan je veel mensen met je lezing bereiken, maar kan je er ook iets financieel aan overhouden.

Live ontmoeting

Als een fysieke ontmoeting niet mogelijk is, kan een auteur een live lezing geven via een online platform. Op deze manier is er veel interactie mogelijk via het scherm, zodat het een persoonlijk bezoek blijft.

  • Voor een auteur die veel online lezingen geeft kan ook een betere webcam een interessante investering zijn.
  • Je kunt er ook voor kiezen om de auteur naar de organisatie te laten komen om de lezing vanuit daar live te streamen. Dit kan handig zijn als jullie beschikken over betere technische voorzieningen dan de auteur zelf. 
  • Kies je voor eigen materiaal om de lezing op te nemen/te streamen of ga je ten rade bij een videograaf? Met iets meer budget kan je soms al heel professionele streams voorzien voor je publiek.
  • Je spreekt best af dat er iemand verantwoordelijk is voor het toelaten van deelnemers, voor het indelen in break-outrooms, als hulplijn bij problemen… Zo kan de auteur en/of moderator zich focussen op de inhoud.  
  • Denk eraan om een testmoment te organiseren zodat de auteur en de organisator/moderator goed weten wat er te verwachten valt en wat de technische mogelijkheden zijn. 
  • Welke vorm heeft de lezing (voorlezen, vertellen, interview…) en is er een moderator nodig?
  • Logt het publiek individueel in of zitten ze bijvoorbeeld samen in een klas?
  • Kunnen deelnemers hun vragen live stellen? Stellen ze die zelf, of worden ze door een moderator verzameld? Of modereert iemand de chat voor vragen en worden die gebundeld aan de auteur gesteld? Wordt er een moment voor vragen voorzien? 

Het is niet toegestaan screenshots of video-opnames te maken van de sessie zonder wederzijdse toestemming van alle betrokkenen (auteur, organisator en publiek). Als er beslist wordt om foto’s of opnames te maken, spreek dan duidelijk af voor welke doeleinden en hoe lang de opnames gebruikt mogen worden. 

Persoonlijke video

Een auteur kan ook een persoonlijke video opnemen voor een specifieke organisatie en het publiek. De video kan worden geüpload door de auteur, die de link op een vooraf afgesproken moment aan de organisator bezorgt.

De video mag nooit zomaar doorgestuurd worden naar derden of gebruikt worden buiten de gemaakte afspraken. De auteur kan een vooraf opgenomen video bijvoorbeeld uploaden via Youtube of Vimeo en als ‘verborgen’ markeren. Op die manier is de video enkel toegankelijk voor mensen die de link ontvangen hebben. De video is daarna ook makkelijk privé te maken of te verwijderen.

Ook bij een vooraf opgenomen persoonlijke video kan je de interactie persoonlijk afstemmen op verschillende groepen. De auteur kan bijvoorbeeld een algemeen deel opnemen en per groep nog een persoonlijk luik toevoegen, waarin er op vragen van de deelnemers wordt gereageerd. Je kunt via een online formulier zoals Google Forms op voorhand vragen verzamelen om tijdens de opname te beantwoorden.